IFS Food v8 und die Instandhaltung: was Auditoren sehen wollen

Bei einem IFS-Audit entscheidet sich ein erheblicher Teil der Bewertung nicht im QM-Büro, sondern in der Instandhaltung: am Wartungsplan, an den Reparaturberichten, an der Kalibrierung des Metalldetektors und an der Frage, wer die Linie nach der letzten Reparatur wieder freigegeben hat. Wer diese Nachweise digital und lückenlos führt, geht deutlich entspannter ins Audit.

IFS Food kurz erklärt

IFS Food ist ein Standard zur Auditierung von Lebensmittelherstellern, herausgegeben von der IFS Management GmbH mit Sitz in Berlin. Der Standard ist von der Global Food Safety Initiative (GFSI) anerkannt und im deutschen Lebensmitteleinzelhandel die dominierende Zertifizierungsgrundlage: Wer als Hersteller Eigenmarken oder Markenprodukte an den deutschen Handel liefert, kommt an einem IFS-Food-Zertifikat in der Praxis kaum vorbei.

Die aktuelle Version 8 wurde im April 2023 veröffentlicht. Seit dem 1. Oktober 2023 konnte optional nach Version 8 auditiert werden, seit dem 1. Januar 2024 ist sie für alle IFS-Food-Audits verpflichtend. Der Anforderungskatalog ist in Version 8 auf fünf Kapitel gestrafft; die Anforderungen an die Instandhaltung finden sich vor allem in Kapitel 4 (betriebliche Prozesse) und Kapitel 5 (Messungen, Analysen, Verbesserungen).

Was der IFS-Auditor bei der Instandhaltung prüft

Wartungsplanung und -nachweise (Kapitel 4.16)

Kapitel 4.16 „Wartung und Reparatur“ ist das Kernkapitel für die technische Abteilung. Anforderung 4.16.1 verlangt einen dokumentierten, umgesetzten und aufrechterhaltenen Wartungsplan für alle kritischen Ausrüstungen – einschließlich Transport und Lagerräumlichkeiten und gleichermaßen für interne Arbeiten wie für Dienstleister. Der Plan muss Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Fälligkeitstermine enthalten. Nach 4.16.2 sind Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, -legalität und -authentizität während und nach Wartungs- und Reparaturarbeiten zu gewährleisten, und die Arbeiten sind zu dokumentieren. 4.16.4 fordert zusätzlich, dass Ausfälle und Fehlfunktionen sicherheitsrelevanter Anlagen identifiziert, dokumentiert und überprüft werden, um den Wartungsplan laufend zu verbessern – der Auditor erwartet also nicht nur eine Störungsliste, sondern einen erkennbaren Lernprozess.

Fremdkörpermanagement: Metalldetektion und Röntgentechnik (Kapitel 4.12)

Kapitel 4.12 „Risikominderung für Fremdmaterialien und -chemikalien“ enthält mit 4.12.1 eine KO-Anforderung (KO Nr. 6): Auf Risikobasis müssen Verfahren dokumentiert und umgesetzt sein, die eine Kontamination mit Fremdmaterialien verhindern. Für die Instandhaltung besonders relevant: Nach 4.12.4 müssen Metall- und Fremdkörperdetektoren so installiert sein, dass die Detektion maximal wirksam ist, und mindestens einmal innerhalb von 12 Monaten – oder bei wesentlichen Änderungen – gewartet werden. Nach 4.12.5 ist die Messgenauigkeit aller Geräte zur Erkennung oder Beseitigung von Fremdmaterial zu bestimmen, mit Funktionsprüfungen in risikobasierter Häufigkeit; bei einer Fehlfunktion sind die Auswirkungen auf Produkte und Prozesse zu bewerten. Das gilt für Metalldetektoren ebenso wie für Röntgenanlagen und Magnete.

Materialien und Schmierstoffe (4.16.3)

Anforderung 4.16.3 verlangt, dass alle für Wartungs- und Reparaturarbeiten eingesetzten Materialien für den Verwendungszweck geeignet sind und kein Kontaminationsrisiko darstellen. Darunter fallen in der Praxis vor allem Schmierstoffe: Im produktnahen Bereich haben sich lebensmitteltaugliche Schmierstoffe (üblicherweise mit NSF-H1-Registrierung) als Stand der Technik etabliert. Der Auditor fragt typischerweise: Welcher Schmierstoff ist an welcher Maschine im Einsatz, wo ist das dokumentiert, und wie stellen Sie sicher, dass der Monteur nicht zum falschen Fett greift? Ergänzend nennt 4.12.2 Öle und herabtropfende Flüssigkeiten aus Maschinen ausdrücklich als physikalisches Kontaminationsrisiko.

Hygienefreigabe nach Wartungsarbeiten

Aus 4.16.2 folgt eine der häufigsten Auditfragen: Wie stellen Sie sicher, dass die Linie nach einer Reparatur wieder sicher produziert? In der Praxis heißt das: Werkzeuge, Schrauben und Kleinteile vollständig entfernt, Anlage gereinigt und – wo nötig – desinfiziert, Kontrolle und dokumentierte Freigabe durch eine befugte Person, bevor die Produktion wieder anläuft. Eine mündliche Absprache zwischen Monteur und Schichtleitung reicht als Nachweis nicht; der Auditor will Zeitstempel, Namen und gegebenenfalls das Prüfergebnis sehen.

Provisorische Reparaturen (4.16.5)

Provisorien sind im Fabrikalltag nicht verboten – aber geregelt. Nach 4.16.5 dürfen provisorische Reparaturarbeiten Lebensmittelsicherheit und Produktqualität nicht beeinträchtigen, sie sind zu dokumentieren, und es ist eine kurze Frist zur endgültigen Beseitigung festzulegen. Das seit Monaten mit Kabelbinder und Klebeband „vorübergehend“ fixierte Blech ist ein Klassiker unter den Auditabweichungen.

Kalibrierung (Kapitel 5.4) und externe Dienstleister (4.16.6)

Kapitel 5.4 „Kalibrierung, Justierung und Prüfung von Mess- und Überwachungsmitteln“ verlangt, dass alle für Lebensmittelsicherheit und Produktqualität relevanten Messmittel identifiziert und erfasst sind und ihr Kalibrierstatus aufgezeichnet ist (5.4.1), dass sie in festgelegten Abständen nach anerkannten Normen geprüft, justiert und kalibriert werden und die Ergebnisse dokumentiert sind (5.4.2), und dass bei einer festgestellten Fehlfunktion die Auswirkungen auf Prozesse und Produkte bewertet werden (5.4.3). Für externe Wartungs- und Reparaturdienstleister fordert 4.16.6 einen Dienstleistungsvertrag, der Materialien, Geräte und Durchführungsvorschriften festlegt.

Typische Audit-Abweichungen – und wie Sie sie vermeiden

Diese Befunde rund um die Instandhaltung tauchen in IFS-Audits immer wieder auf:

• Wartungsplan ohne Termine oder Verantwortliche: Ein Plan, der nur Tätigkeiten auflistet, erfüllt 4.16.1 nicht. Jede Aufgabe braucht einen Fälligkeitstermin, eine Priorität und einen Verantwortlichen – und einen Erledigungsnachweis.
• Lücken zwischen Plan und Realität: Der Plan sagt „monatlich“, die letzte Aufzeichnung ist vier Monate alt. Automatische Erinnerungen und ein System, das überfällige Aufgaben sichtbar macht, verhindern das strukturell.
• Keine dokumentierte Freigabe nach Reparaturen: Die Arbeit wurde erledigt, aber niemand kann belegen, wer die Linie wieder freigegeben hat. Lösung: Freigabe als Pflichtschritt, ohne den sich ein Arbeitsauftrag nicht abschließen lässt.
• Provisorien ohne Frist: Temporäre Reparaturen ohne Dokumentation und ohne Termin für die endgültige Instandsetzung sind ein direkter Verstoß gegen 4.16.5. Führen Sie eine Provisorienliste mit Fristen und arbeiten Sie sie nachweisbar ab.
• Schmierstoffe nicht zuordenbar: Im Lager stehen H1- und Nicht-H1-Schmierstoffe nebeneinander, ohne Zuordnung pro Maschine. Registrieren Sie pro Anlage, welches Produkt zulässig ist.
• Kalibriernachweise verstreut: Zertifikate in E-Mail-Postfächern und Ordnern, Prüffristen im Kopf des Kollegen. Der Auditor erwartet den Kalibrierstatus pro Gerät auf Abruf.

IFS-Anforderung → geforderter Nachweis → wie Software ihn liefert

Im Audit selbst zählt dann die Abrufbarkeit: Ein Bericht über alle Wartungs- und Reparaturarbeiten eines Zeitraums – pro Maschine, mit Personen, Zeitstempeln und Freigaben – sollte auf Knopfdruck vorliegen, nicht nach einem Abend Excel-Arbeit.

Wie Operato das umsetzt

Operato ist eine Instandhaltungssoftware (CMMS) aus den Niederlanden, entwickelt speziell für Produktionsbetriebe der Lebensmittelindustrie mit Auditpflichten nach IFS Food, BRC+, HACCP, ISO 22000 oder FSSC 22000. Die Kernpunkte:

• Störmeldungen vom Hallenboden: mobil, in drei Tipps, mit Foto – nichts geht mehr in WhatsApp-Gruppen verloren.
• Vorbeugende Wartung mit automatischen Erinnerungen und sichtbaren Fälligkeitsterminen.
• Verpflichtende Lebensmittelsicherheits-Freigabe: Ein Arbeitsauftrag kann erst geschlossen werden, wenn der Linienverantwortliche die Anlage freigegeben hat.
• Unveränderliche Audit-Logs: Jede Handlung erhält Zeitstempel, Nutzer und Maschine – nachträglich nicht änderbar.
• Audit-Export per Klick: PDF-Berichte für IFS Food, BRC+, HACCP, ISO 22000 und FSSC 22000.
• Schmierstoffmanagement: Schmierstoffe und Schmierpläne pro Maschine, inklusive Food-grade-Registrierung.
• Maschinendokumentation: Schaltpläne und Ersatzteillisten pro Maschine, abrufbar auf Telefon oder Tablet.

Operato wird zu einem festen Monatstarif angeboten – ohne Preis pro Nutzer, mit unbegrenzter Nutzerzahl; der erste Monat ist lizenzkostenfrei. Preis auf Anfrage, abgestimmt auf Ihre Umgebung. Die Einführung dauert Wochen, nicht Monate. Gehostet wird in der EU (Niederlande), DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag, SSL/TLS-Verschlüsselung und täglichen Backups.

Ehrlich zur Sprache: Die Benutzeroberfläche von Operato ist derzeit auf Niederländisch, Englisch und Polnisch verfügbar. Eine deutsche Benutzeroberfläche ist auf Anfrage in Planung; die Bedienung ist derzeit auf Englisch problemlos möglich. Support erhalten Sie auf Englisch und Niederländisch. Wenn Ihr Team eine deutschsprachige Oberfläche zwingend ab Tag eins benötigt, sagen wir Ihnen das lieber vorab, als es zu versprechen. Mehr zum Produkt finden Sie auf der Seite Instandhaltungssoftware für die Lebensmittelindustrie.

Häufige Fragen

Quellen: IFS Food Version 8, IFS Management GmbH, Berlin (deutsche Fassung, April 2023), Kapitel 4.12, 4.16, 4.17 und 5.4; ifs-certification.com. Diese Seite ist eine praxisorientierte Zusammenfassung und ersetzt nicht den Normtext.