Operato
Editie 2026 - Versie 1.0
Audit-voorbereiding
voor de voedingsindustrie.
Complete checklist voor BRC+ versie 9, IFS Food versie 8 en HACCP. Opgesteld door de mensen achter Operato op basis van wat auditoren in Nederlandse productieomgevingen daadwerkelijk vragen.
BRC+ v9
IFS Food v8
HACCP
ISO 22000
Operato
Inleiding - 02
Inleiding
Wat een auditor echt verwacht.
Een audit-voorbereiding van twee tot drie dagen is geen wet van Meden en Perzen. Wie zijn documentatie strak op orde heeft, doorloopt een BRC+ of IFS-audit in een paar uur. Deze checklist helpt u dat te bereiken.
Hoe gebruikt u deze checklist?
Doorloop alle items per categorie. Vink af wat al op orde is. Zet een vraagteken bij wat onduidelijk is. Dat wat overblijft, is uw actielijst.
Drie principes voor elke audit
- Traceerbaarheid. Elke handeling moet terug te voeren zijn naar tijd, persoon en context.
- Onveranderlijkheid. Logs en historie zijn niet achteraf te wijzigen.
- Aantoonbaarheid. "Wij doen het zo" is niet voldoende. Bewijs het.
Tip
Begin niet met alles in één keer. Pak per audit-cyclus drie tekortkomingen aan. Na een jaar staat alles. Wachten op een perfecte situatie betekent meestal niets veranderen.
Bronnen voor deze checklist
De items in deze gids zijn gebaseerd op de BRC Global Standard for Food Safety (Issue 9, augustus 2022), IFS Food versie 8 (oktober 2024) en de Codex Alimentarius HACCP-principes. De praktische invulling komt voort uit gesprekken met technische diensten, kwaliteitsmanagers en certificeerders in Nederlandse voedingsproductie.
Operato
BRC+ versie 9 - 03
BRC+ versie 9
Voor de BRC+ auditor.
BRC+ versie 9 focust op cultuur, traceerbaarheid en preventie. De volgende items zijn waar audits in productieomgevingen het vaakst stranden.
Machine- en assetbeheer
- Centrale lijst van alle machines met unieke identifier, locatie en zone Niet versnipperd over Excel-bestanden. Eén bron van waarheid.
- Specificaties per machine vastgelegd: type, capaciteit, bouwjaar, leverancier
- Foto of plattegrond van plaatsing per machine
- Verantwoordelijke afdeling en monteur per machine
- Onderhoudsfrequentie en typen per machine vastgelegd
Onderhoudshistorie
- Complete historie per machine, minimaal 24 maanden terug
- Per handeling vastgelegd: datum, tijd, uitvoerder, type werk, gebruikte onderdelen Tijd is verplicht, niet alleen datum.
- Foto's bij grote ingrepen, opgeslagen aan de werkbon
- Reden van storing of onderhoud gedocumenteerd
- Onveranderlijke logs: wijzigingen achteraf zijn niet mogelijk of zichtbaar getraceerd
Vrijgaveprocedure
- Iedere lijn-onderbreking heeft een formele vrijgave voor productie kan herstarten
- Vrijgave door bevoegde rol (lijnchef of QA), niet door uitvoerend monteur Functiescheiding is een BRC+ kernvereiste.
- Vrijgave bevat: datum, tijd, persoon, type controle (visueel, ATP, swab)
- Vrijgaves zijn digitaal en niet te wijzigen
Operato
BRC+ versie 9 - 04
BRC+ versie 9 (vervolg)
Audit-export en rapportages.
Rapportage on-demand
- Onderhoudshistorie per machine binnen 1 minuut exporteerbaar
- Periode-overzichten per kwartaal en jaar beschikbaar
- Vrijgave-historie filterbaar per machine en periode
- PDF-export met Operato-branding voor de auditor
- Alle data ook in CSV beschikbaar voor verdere analyse
Cultuur en training
- Trainingsregister: wie heeft welke training gevolgd, wanneer
- Refresh-cyclus voor voedselveiligheid bekend en gevolgd
- Nieuwe monteurs hebben verplicht onboarding-programma doorlopen
- Aanwezigheid bij toolbox-meetings vastgelegd
- Voorbeelden van interventies bij niet-naleven beschikbaar
Risico's en CCP's
- CCP's (Critical Control Points) in kaart gebracht en gekoppeld aan machines
- Verhoogde monitoring en logging op CCP-machines
- Procedure bij CCP-uitval bekend bij alle betrokkenen
- Bewijs van uitgevoerde monitoring (logs, foto's, metingen)
Veelvoorkomende afkeur-reden
Onderhoudshistorie ontbreekt voor machines die zijn vervangen. Bij vervanging gaat vaak de hele history mee in de prullenbak. Documenteer overdrachten expliciet.
Operato
IFS Food versie 8 - 05
IFS Food versie 8
Wat verandert er met v8?
IFS Food versie 8 is sinds oktober 2024 actief. Voor de technische dienst zit de impact in drie aanscherpingen.
| Onderwerp |
Versie 7 |
Versie 8 |
| Documentatie wijzigingen |
Logging vereist |
Logging + bewijs bij wijziging |
| Validatie schoonmaak |
Procedure vereist |
Procedure + validatie + bewijs |
| Cultuur |
Gewenst |
Aantoonbaar vereist |
| Allergenen |
Procedures vereist |
Procedures + validatie methoden |
Specifiek voor IFS Food v8
- Wijzigingen in documentatie zijn versie-gecontroleerd
- Wijzigingsreden expliciet gedocumenteerd
- Schoonmaak na onderhoud is gevalideerd (ATP, swab of visueel + onderbouwing)
- Validatiebewijs gekoppeld aan onderhoudsbon
- Allergenen-cross-contamination protocol bekend bij TD
- Voedselveiligheid-cultuur aantoonbaar via interventies en gedragsregistraties
Cultuur aantoonbaar maken
"Aantoonbaar" betekent: voorbeelden uit de praktijk. Een toolbox-meeting waar voedselveiligheid is besproken. Een monteur die een productielijn heeft stilgelegd vanwege contaminatierisico. Documenteer dit soort momenten.
Operato
HACCP - 06
HACCP
HACCP-vereisten voor onderhoud.
HACCP is geen op zichzelf staande audit-standaard, maar onderligt de meeste schema's. Voor de technische dienst zijn deze HACCP-elementen kritiek.
HACCP-team en verantwoordelijkheden
- Technische dienst is vertegenwoordigd in het HACCP-team
- Verantwoordelijkheden voor TD-zaken zijn schriftelijk vastgelegd
- Wijzigingen aan machines worden doorgegeven aan HACCP-team voor herziening
Gevarenanalyse en kritische controlepunten
- Onderhoud aan CCP-machines heeft verhoogde monitoring
- Calibratie van meetapparatuur op CCP's gepland en vastgelegd
- Verlopen calibraties triggeren automatisch een actie
- Logs van metingen worden minimaal 2 jaar bewaard
Corrigerende maatregelen
- Procedure bij afwijking duidelijk en bekend
- Iedere afwijking volgt een gedocumenteerde root-cause analyse
- Preventieve acties worden afgeleid en geïmplementeerd
- Trends in afwijkingen periodiek besproken
Verificatie en validatie
- Interne audits van TD-procedures minimaal jaarlijks
- Verificatie van HACCP-plan na elke significante wijziging
- Periodieke review van calibraties en onderhoudsplannen
Operato
Valkuilen - 07
Veelvoorkomende fouten
Wat auditors het vaakst tegenkomen.
Dit zijn de tekortkomingen die in negen van de tien Nederlandse audits in voedingsproductie opduiken. Voorkom ze.
1. Excel-bestand als audit-trail
Excel is een rekenblad, geen audit-trail. Het ontbreekt aan versiebeheer, gebruikersregistratie en onveranderlijkheid. Bij elke audit komt de vraag: hoe weet u zeker dat dit bestand vandaag is wat het gisteren was?
2. Vrijgaves via WhatsApp of mondeling
Werkt prima in praktijk, totdat een auditor vraagt om bewijs. Een Whatsapp-bericht is geen formele vrijgave. Maak een digitale handtekening verplicht voor lijn-herstart na onderhoud.
3. Verschillende systemen voor verschillende dingen
Werkbonnen in systeem A, vrijgaves op papier, foto's in WhatsApp, planning in Excel. Een audit-trail die uit vier systemen moet komen, is per definitie niet sluitend.
4. Monteurs loggen werk de volgende dag
Tijdsregistratie is dan niet meer reëel. Voor BRC+ versie 9 is dit ronduit problematisch. De handeling moet gelogd worden op het moment van handeling, niet achteraf.
5. Onbeperkte wijzigingsrechten
Iedereen kan alles bewerken? Niet aantoonbaar wie wat heeft gewijzigd. Rolgebaseerde toegang met logging van wijzigingen is geen luxe - het is een audit-vereiste.
6. Ontbrekende monteur-trainingen
"Onze monteurs weten dit allemaal" is geen audit-bewijs. Trainingsregister met data, inhoud en bevestiging. Onder IFS Food v8 nog kritischer geworden.
Operato
Werkblad - 08
Voorbereidings-werkblad
Audit-actielijst voor uw team.
Print dit werkblad uit en bespreek het met uw team in de aanloop naar uw volgende audit.
Operato
Operato is Nederlandse onderhoudssoftware (CMMS) speciaal voor de voedingsindustrie. We bouwen aan oplossingen voor exact deze audit-uitdagingen. Meer info: operato.nl - Demo aanvragen: info@operato.nl - Bellen: 023-2341909